Changements Pour Tous Les Autres Fleuristes Canadiens
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Les fleuristes canadiens situés dans des provinces et territoires autres que la Colombie-Britannique, la Nouvelle-Écosse et l'Ontario doivent aussi apporter des changements aux commandes sortantes vers la Colombie-Britannique, la Nouvelle-Écosse et l'Ontario pour s'assurer que les taxes de vente soient facturées.
Créer de nouveaux codes de taxes pour la Colombie-Britannique, la Nouvelle-Écosse et l'Ontario
Écran des codes de taxes dans Mercury Administration
Comment créer de nouveaux codes de taxes pour la Colombie-Britannique, la Nouvelle-Écosse et l'Ontario:
- Lancer Mercury Administration en double-cliquant sur l'icône Mercury Administration située sur le Bureau.
- Dans la fenêtre System Login, saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Cliquez ensuite sur Login.
- Double-cliquez sur Mercury Administration dans la sous-fenêtre explorateur.
- Double-cliquez sur le dossier Accounting.
- Double-cliquez sur Tax Code. L'écran Tax Code s'ouvrira.
- Créez le nouveau code de taxe pour la Colombie-Britannique :
- Dans la colonne Description sur la ligne vide au bas de la liste Tax Code, saisissez HST-BC.
- Dans la première colonne Sales Tax (probablement appelées GST/HST ou Federal Tax), saisissez le taux de HST (Taxe de vente harmonisée, ou TVH) pour la Colombie-Britannique.
- Dans la colonne Tax Code, saisissez HST-BC.
- Créez le nouveau code de taxe pour la Nouvelle-Écosse :
- Dans la colonne Description sur la ligne vide au bas de la liste Tax Code, saisissez HST-NS.
- Dans la première colonne Sales Tax, saisissez le taux de HST (TVH) pour la Nouvelle-Écosse.
- Dans la colonne Tax Code, saisissez HST-NS.
- Créez le nouveau code de taxe pour l'Ontario :
- Dans la colonne Description sur la ligne vide au bas de la liste Tax Code, saisissez HST-ON.
- Dans la première colonne Sales Tax, saisissez le taux de HST (TVH) pour l'Ontario.
- Dans la colonne Tax Code, saisissez HST-ON.
- Cliquez sur Apply pour sauvegarder les modifications. Vous recevrez un message vous demandant de redémarrer le système FTD pour activer les modifications.
- Fermez Mercury Administration.
Il vous faut maintenant éteindre et relancer le système FTD. Pour ce faire, vous devez d'abord fermer toutes les fenêtres FTD incluant les fenêtres actives dans les PC clients.
Pour éteindre et relancer le système FTD:
- Cliquez sur le bouton Windows Start, pointez sur All Programs, puis sur FTD Software. Cliquez sur FTDShutdown pour commencer le processus de fermeture du système.
- Une fois la fermeture complétée, cliquez sur le bouton Windows Start, pointez vers All Programs, puis sur FTD Software. Cliquez sur FTDStartup.
- Une fois le FTDSartup (Redémarrage) complété, la fenêtre Login apparaîtra. Ouvrez une session en utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
Comment saisir les commandes pendant la période de transition pour les livraisons à partir du 1er juillet 2010.
Fenêtre de saisie de commande
Si une commande doit être livrée à une adresse située en Colombie-Britannique, en Nouvelle-Écosse ou en Ontario après le 30 juin 2010 mais avant que vous ayez modifié les codes de taxe dans la section suivante, vous devez remplacer les taxes un article à la fois dans Order Entry ou Point of Sale pendant que vous saisissez la commande. En gros, vous vous assurez que les taxes sont programmées exactement comme si la commande était saisie le 1er juillet 2010 ou après.
Pour remplacer les taxes dans une commande:
- Commencez par saisir la commande comme à d'habitude.
- Dans Order Entry ou Point of Sale, double-cliquez sur la colonne Product Code associée à un produit dans la zone Products. La fenêtre Open Entry Item s'ouvrira.
- Dans le champ Tax Code, remplacez le code de taxe par celui que vous utiliserez le 1er juillet 2010. Si la commande est envoyée en Colombie-Britannique, remplacez le code par HST-BC. Si la commande est envoyée en Nouvelle-Écosse, remplacez le code par HST-NS. Si la commande est envoyée en Ontario, remplacez le code par HST-ON.
- Cliquez sur Save.
- Répétez le processus pour tous les autres produits.
- Continuez de saisir la commande comme d'habitude.
Changements à apporter avant l'ouverture le 1er juillet 2010
Mise à jour des taxes sur les coupons de caisse
Il est conseillé de modifier vos coupons de caisse imprimés pour permettre aux clients de bien comprendre la taxation des articles vendus.
Pour changer le nom des taxes sur le coupon de caisse:
- Dans Mercury Administration, double-cliquez sur le dossier Accounting.
- Double-cliquez sur Tax Code. L'écran Tax Code s'ouvrira.
- Assurez-vous que le champ Federal Tax Label affiche bien GST/HST (ou TPS/TVH en français).
- Assurez-vous que le champ Provincial Tax Label affiche bien PST/QST (ou TVP/TVQ en français).
- Cliquez sur Apply pour sauvegarder les modifications.
Vos clients liront dorénavant TPS/TVH quand la taxe fédérale s'applique et TVP/TVQ quand les taxes provinciales sont facturées.
Ne fermez pas Mercury Administration, car vous devrez mettre à jour les zones de livraison dans la section suivante.
Mise à jour des zones de livraison avec les codes de taxes remplacés
Pour mettre à jour les zones de livraison en remplaçant les codes de taxes:
- Dans Mercury Administration, double-cliquez sur le dossier Delivery.
- Double-cliquez sur Delivery Zone. L'écran Delivery Zone s'ouvrira.
- Trouvez la zone de livraison associée aux commandes électroniques sortantes vers la Colombie-Britannique (probablement appelée FTD-BC ou FTD-BRITISH COLUMBIA). Remplacez le code de taxes par HST-BC.
- Trouvez la zone de livraison associée aux commandes électroniques sortantes vers la Nouvelle-Écosse (probablement appelée FTD-NS ou FTD-NOVA SCOTIA). Remplacez le code de taxes par HST-NS.
- Trouvez la zone de livraison associée aux commandes électroniques sortantes vers l'Ontario (probablement appelée FTD-ON ou FTD-ONTARIO). Remplacez le code de taxes par HST-ON.
- Cliquez sur Apply pour sauvegarder les modifications. Vous recevrez un message vous demandant d'éteindre et de relancer le système FTD pour activer les modifications. Vous trouverez les instructions pour relancer le système FTD dans la section suivante.
- Fermez Mercury Administration.
Comment éteindre et relancer le système FTD
Vous devez maintenant éteindre et relancer le système FTD. Vous devez d'abord fermer toutes les fenêtres Mercury actives incluant les fenêtres Mercury ouvertes dans les PC clients.
Comment éteindre et relancer le système FTD:
- Cliquez sur le bouton Windows Start, pointez sur All Programs, puis sur FTD Software. Cliquez sur FTDShutdown pour commencer le processus de fermeture du système.
- Une fois la fermeture complétée, cliquez sur le bouton Windows Start, pointez vers All Programs, puis sur FTD Software. Cliquez sur FTDStartup.
- Une fois le FTDSartup complété, la fenêtre Login apparaîtra. Ouvrez une session en utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
Mise à jour des commandes permanentes pour l'Ontario, la Colombie-Britannique et la Nouvelle-Écosse
Vous devez mettre à jour toutes les commandes permanentes pour la Colombie-Britannique, la Nouvelle-Écosse et l'Ontario dans votre système. Au moment où vous compléterez les commandes permanentes, les taxes seront automatiquement mises à jour pour les commandes à venir.
Comment produire un rapport de commandes permanentes
Avant de mettre à jour vos commandes permanentes, vous devriez produire un rapport de commandes permanentes (Standing Orders Report) pour générer une liste des commandes permanentes que vous avez modifiées et celles que vous n'avez pas encore modifiées.
Pour produire un rapport de commandes permanentes:
- Dans FTD Mercury Main Menu, cliquez sur Business Reports.
- Double-cliquez sur Standing Order Report. La fenêtre Standing Order Report s'ouvrira.
- Dans la liste Select Store, sélectionnez le magasin pour lequel vous produisez le rapport.
- Dans la zone Sort By, sélectionnez Customer.
- Dans la zone Report Type, sélectionnez Summary.
- Cliquez sur Finish.
Le rapport de commandes permanentes sera généré et s'ouvrira dans Microsoft Excel. Vous pouvez vous en servir comme liste de vérification des commandes déjà modifiées selon les nouvelles taxes. Il n'est pas nécessaire de sauvegarder le rapport avant de le fermer dans Microsoft Excel après l'avoir imprimé.
Comment changer les gabarits existants pour les commandes permanentes
Pour changer les gabarits de commandes permanentes:
- Lancer un Customer Search en utilisant l'option Customers with Standing Orders pour trouver les clients qui ont des commandes permanentes.
- Double-cliquez un client dans la liste des résultats.
- Cliquez sur l'onglet Standing Order.
- Dans la liste des gabarits de commandes permanentes, double-cliquez sur un gabarit de commande permanente. La fenêtre Standing Order Scheduler s'ouvrira.
- Cliquez sur Next. La fenêtre Order Entry s'ouvrira.
- Si la zone de livraison de la commande n'est pas située en Ontario, en Colombie-Britannique ou en Nouvelle-Écosse, cliquez sur Escape et passez à l'étape 11.
- Si la zone de livraison de la commande est située en Colombie-Britannique, en Ontario ou en Nouvelle-Écosse, pour UN des articles de la commande, saisissez ou sélectionnez à nouveau le code de produit, puis, appuyez sur la touche TAB. (Par exemple, s'il y a dans la commande un produit dont le code est ARR, saisissez ARR dans le champ Product Code, puis cliquez sur TAB.) En appuyant sur TAB, vous verrez les taxes mises à jour dans la zone Order Totals dans la partie inférieure droite de l'écran. Il suffit de le faire pour un seul produit de la commande permanente. FTD Mercury recalculera automatiquement les taxes pour la commande entière.
- Cliquez sur Complete pour afficher la fenêtre Payments.
- Cliquez sur Complete pour revenir à l'onglet Standing Orders de la fenêtre Customer Detail Information.
- Répétez les étapes 4 à 9 pour toutes les autres commandes permanentes de ce client.
- Cliquez Escape pour sortir de la fenêtre Customer Detail Information et revenir à la fenêtre Customer Search.
- Répétez les étapes 2 à 11 pour tous les clients qui ont des commandes permanentes.
